業務マニュアルの作成をChatGPTで行う企業が増えています。テクノロジーが進化の一途を辿り、ビジネス環境が激しく変化し続ける現代では、マニュアルも随時アップデートしていかなければなりません。そんな中、ChatGPTを活用することで、効率的かつ質の高いマニュアルを作成する方法が脚光を浴びているのです。
本記事では、ChatGPTを使って業務マニュアルを作成するメリットや手順、覚えておきたいコツなど、詳細に解説していきます。マニュアルを自動作成すれば、仕事の負担を軽減できますから、参考にしてください。
chatGPTにマニュアルを作成してもらうことは可能？作成時のコツを解説
ChatGPTは、自然言語処理能力を搭載した生成AIです。機械学習によって大量のテキストデータを学習する仕組みを応用して、業務マニュアルを作成してもらうことも可能になります。ChatGPTによる自動作成が実現すると、一体どんなメリットがあるのでしょうか。
●手間や時間の削減
●迅速に正確な情報を共有
●多言語に対応可能
●自社でカスタマイズしたフォーマット
人間がマニュアルを作成する場合、記載する内容や構成、文章・図表などを検討して、作業を進めます。正確かつ分かりやすく情報共有するために必要なスキルは多岐に渡り、負担が大きい業務といえます。ChatGPTに指示を出せば、業務マニュアルを短時間で自動的に作成することが可能です。複雑な情報も、理解しやすい文章で説明してくれます。
また、常に最新情報を反映し、正確な情報を提供することで、業務マニュアルの品質を維持できます。情報の更新が追いつかず、古い情報を共有するリスクも削減されます。グローバル社会においては、業務マニュアルを共有するのは日本人だけとは限りません。多言語を自動翻訳する機能を有するChatGPTなら、あらゆる言語においても正確な情報を伝達できるのです。
作成時のコツは、プロンプトの内容を具体的に記述することが挙げられます。マニュアルの目的や内容、フォーマットなどを明確に入力してください。何度も指示を出して、柔軟にカスタマイズしていきましょう。
chatGPTにマニュアルを作成させるフローをざっくり解説
ChatGPTを活用してマニュアルを作成する手順は、次に記載する通りとなります。
①業務内容を整理してまとめる
②ChatGPTに学習させる情報を収集
③業務マニュアルを作成させる
④作成した業務マニュアルの確認および修正
⑤完成後に公開、継続的に更新
作成にあたり、まず初めに業務プロセスや作業内容を整理して、マニュアルに含めるべき情報のリストアップを行います。業務の全体の流れや目的、よくある問題点など、必要な情報をしっかりまとめましょう。ChatGPTに学習させる方法については後述しますが、この工程で収集した情報を基に、マニュアルを自動作成するわけです。情報漏れや誤りがないよう注意してください。
学習させるデータをアップロードしたら、具体的な指示内容を入力して、業務マニュアルを出力させましょう。その後、必ず担当者や管理者が全体に目を通します。最新の情報が正確に反映されているか、誤りや不備がないか、不自然な文章はないか、入念なチェックが必要です。
業務マニュアルが仕上がったら、社内のクラウドなどで公開します。完成したら終わり、ではなく継続的なアップデートや修正を施し、完成度が高い状態を維持することが大事です。
chatGPTにマニュアルを学習させる方法
ChatGPTにマニュアル内容を学習させる方法として、代表的なものを紹介していきます。最も基本的なやり方は、プロンプトエンジニアリングとよばれる、ChatGPTに入力する指示を詳細に記述する方法です。マニュアルの目的や対象、どういう構成にするのか、何を記載するのか、あらかじめ収集して整理した情報を細かく伝えるのです。
欠点として、プロンプトに入力できるデータ量に制限があります。日本語で最大12,000文字程度といわれ、それ以上長い文章だと入力できない可能性が出てきます。プロンプトをしっかり作り上げれば、誰でもできますので、まずお勧めしたい方法です。
コスト面で余裕があれば、ChatGPTに機能を追加するプラグインを利用してみましょう。有料版の「ChatGPT Plus」に登録しなければいけませんが、PDFファイルをアップロードしたり、指定したURL内の情報を取得します。時間的効率を考慮すると、プロンプトエンジニアリング作業時間が短縮されるので、価値があるのではないでしょうか。
もう一つ、ファインチューニングを行うという方法があります。Web版のChatGPTは対応しておらず、API版のみ可能です。
自社や特定業界に特化したオリジナルのAIモデルを構築する手法で、通常のChatGPTより精度の高い出力が得られることがメリットです。その反面、プログラミングのスキルや専門的知識を有する人物が開発に携わる必要があります。ファインチューニングには時間を要するうえ、人件費などコストもかかるため、導入のハードルは高いといえます。
まとめ
ChatGPTには無料版と有料版が存在しますが、無料版でもプロンプトを工夫することで、十分高精度なマニュアル作成を実現できます。業務マニュアルを社内で一から作成するのは非常に労力がかかるため、アップデートされていない内容がそのまま残っていたり、自由に閲覧できなかったりと改善点が放置された企業は、少なくないはずです。ChatGPTという最新鋭の生成AIにデータを学習させれば、人間が手間暇かけて仕上げるマニュアルと遜色ないクオリティのものが、短時間で出来上がります。
企業によって、人手やコストのかけ方に差があるのは仕方ありません。自社に最善な方法を選択し、業務マニュアルを新たに作成してみてはいかがですか。
